Obowiązek szkolenia z AI z art. 4 AI Act: program dla każdej roli i dokumenty, które zostają

Kto skorzysta z tego przewodnika.

• Zarządy i osoby decydujące o zakupie narzędzi AI, które podpisują oświadczenia w ankietach klienckich i w przetargach
• Właściciele procesów, w których działa kupiony system AI, czyli podmioty stosujące w rozumieniu rozporządzenia
• Osoby obsługujące systemy AI na co dzień i sprawujące nadzór ze strony człowieka
• Zespoły inżynierskie budujące funkcje AI albo integrujące modele dostawców
• HR, compliance i działy zakupów, które muszą wykazać, kto i z jakiego programu był szkolony
• Instytucje publiczne i samorządy, w których urzędnicy już korzystają z generatywnej AI

Czego dokładnie wymaga art. 4

Art. 4 rozporządzenia (UE) 2024/1689 ma od 27 lipca 2026 brzmienie nadane rozporządzeniem (UE) 2026/1744. Zobowiązuje dostawców i podmioty stosujące systemy AI do podejmowania środków, które wspierają rozwój kompetencji w zakresie AI wśród ich personelu i innych osób zajmujących się w ich imieniu działaniem i wykorzystaniem tych systemów. Przepis wskazuje też, co należy przy tym uwzględnić: wiedzę techniczną, doświadczenie, wykształcenie i wyszkolenie tych osób, kontekst, w którym systemy mają być wykorzystywane, oraz osoby lub grupy osób, wobec których będą stosowane. Zastrzega też, że obowiązek nie oznacza zapewnienia określonego poziomu kompetencji u poszczególnych osób.

W przepisie nie ma liczby godzin, nazwy kursu ani wymogu certyfikatu zewnętrznego. Kryterium jest adekwatność do roli, więc kontrola i klient patrzą na dwie rzeczy: czy program odpowiadał temu, co dana osoba realnie robi z systemem AI, oraz czy da się to wykazać.

Zakres podmiotowy jest tu najszerszy w całym rozporządzeniu. Obejmuje również osoby, które nie są waszymi pracownikami, a działają w waszym imieniu: kontraktorów, agencje i podwykonawców obsługujących wasze systemy.

Obowiązek stosuje się od 2 lutego 2025 i tej daty nie przesunięto. Rozporządzenie (UE) 2026/1744, czyli pakiet omnibusowy, zmieniło natomiast od 27 lipca 2026 samo brzmienie art. 4. Pierwotny tekst mówił o środkach w celu zapewnienia, w możliwie największym stopniu, odpowiedniego poziomu kompetencji. Nowy wymaga środków, które wspierają rozwój kompetencji. Zastrzega też, że nie chodzi o zapewnienie określonego poziomu u poszczególnych osób. Nowe ustępy zobowiązują Komisję i państwa członkowskie do wspierania tych działań, zwłaszcza w MŚP, a Radę ds. AI do przyjmowania zaleceń. Komisja publikuje przy tym praktyczne przykłady. Obowiązek nadal stosuje się od 2 lutego 2025, a dokumenty mają pokazywać podjęte środki.

Mapowanie ról na wymagany poziom rozumienia AI

To jest punkt, w którym najczęściej powstaje pozorna zgodność: jeden kurs dla wszystkich formalnie odhacza obowiązek, a nie zmienia sposobu, w jaki ludzie pracują z systemem. Poniżej układ, od którego zaczynamy i który potem dopasowujemy do waszych systemów i ról.

Kolumna z dowodem jest tu najważniejsza. To ona odpowiada na pytanie, które przychodzi później: czym wykażecie, że osoba na danym stanowisku dostała program odpowiadający jej roli.

Czego szkolenie nie załatwia

Art. 4 to jeden obowiązek z wielu i sam w sobie nie czyni żadnego systemu zgodnym z rozporządzeniem. Piszemy to wprost, bo najczęstszy problem po szkoleniu to nie brak wiedzy, tylko przecenienie tego, co szkolenie pokrywa.

• Szkolenie nie zastępuje inwentaryzacji ani klasyfikacji systemów AI: to osobna praca i osobny artefakt
• Szkolenie nie tworzy dokumentacji technicznej wymaganej dla systemów wysokiego ryzyka
• Certyfikat ze szkolenia nie jest deklaracją zgodności i nie należy go tak przedstawiać w ankietach klienckich ani w przetargach
• Szkolenie nie zwalnia z nadzoru ze strony człowieka: nadzór jest wymaganiem architektonicznym z przypisanym właścicielem, a nie stanem świadomości zespołu
• Wykładnię przepisu i jej skutki dla waszej sytuacji podpisuje radca prawny, nie my

Dofinansowanie: BUR, KFS i środki z PARP

W Polsce rozmowa o szkoleniu z AI zaczyna się zwykle od pytania o dofinansowanie, więc opisujemy stan wprost, z rozróżnieniem na to, co potwierdziliśmy u źródła, oraz to, co trzeba sprawdzić u operatora.

Od 1 stycznia 2026 rolę Rejestru Instytucji Szkoleniowych przejęła Baza Usług Rozwojowych, a dane z RIS nie przeszły automatycznie: każda instytucja rejestruje się sama. Szkolenia finansowane przez urzędy pracy i z Krajowego Funduszu Szkoleniowego realizują podmioty wpisane do BUR. Wpis z możliwością świadczenia usług dofinansowanych wymaga certyfikatu albo akredytacji z listy prowadzonej przez PARP. Lista PARP według stanu na 21 stycznia 2026 wymienia w pozycji 8 certyfikat ISO 9001:2015 w zakresie powiązanym ze świadczeniem usług rozwojowych, wydany przez jednostkę akredytowaną. DFZOO.COM Sp. z o.o. ma certyfikat ISO 9001:2015 wydany przez DNV Business Assurance, nr 10000439701-MSC-RvA-POL. Jego zakres obejmuje między innymi szkolenia i doradztwo informatyczne.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy na 2026 rok wymienia sztuczną inteligencję wprost. Priorytet nr 3 Ministra do spraw pracy to wsparcie kształcenia ustawicznego w związku z zastosowaniem w firmach nowych procesów, technologii i narzędzi pracy, ze szczególnym uwzględnieniem umiejętności cyfrowych, AI oraz tak zwanych umiejętności zielonych, zwłaszcza gdy powyższe czynniki stanowią zagrożenie utratą pracy. Ostatnia część tego zdania bywa pomijana w materiałach handlowych, a to ona decyduje, czy wniosek trafia w priorytet.

Nabór FERS 1.3 pod nazwą Kompetencje z automatyzacji dla transformacji cyfrowej ma alokację 78 000 000 zł, w tym 66 729 000 zł na dofinansowanie, przy poziomie do 85,55% wydatków kwalifikowalnych. Nabór na operatorów zamknięto 18 grudnia 2025. Wybrano po jednym projekcie na makroregion, czyli sześciu operatorów. Wsparcie dla firm rusza od trzeciego kwartału 2026 u operatora właściwego dla waszego makroregionu.

Limitów na uczestnika i na przedsiębiorstwo tu nie podajemy, bo kwoty krążące w sieci pochodzą ze źródeł wtórnych. Sprawdzamy je razem z wami u operatora właściwego dla waszego województwa, zanim ustalimy zakres i termin. To samo dotyczy statusu wpisu do BUR w dniu, w którym podpisujecie umowę.

Co może pójść nie tak i co z tym robimy.

1. 1
   Szkolenie się odbyło, dowodu nie ma

   Firma robi jeden webinar dla wszystkich, lista uczestników zostaje w kalendarzu albo w logu narzędzia do wideokonferencji, nagranie ląduje na dysku. Pół roku później przychodzi ankieta bezpieczeństwa od klienta z pytaniem, kto był szkolony, z jakiego programu i kiedy. Nikt nie potrafi odtworzyć imiennej listy ani wykazać, że zakres odpowiadał roli, więc odpowiedź brzmi "prowadzimy szkolenia", co w ankiecie znaczy tyle co nic.

   Co z tym robimy

   Zaczynamy od listy osób mających kontakt z systemami AI i porównujemy ją z listą przeszkolonych, więc braki widzicie jako listę imienną jeszcze przed szkoleniem. Po każdej grupie wydajemy rejestr przeszkolonych z datami, program dla każdej roli i imienne certyfikaty, a efekty potwierdzamy testem i zadaniem praktycznym, nie obecnością na spotkaniu. Kompletność rejestru sprawdzamy ponownie na zamknięcie projektu.

   Co zostaje u was: rejestr przeszkolonych z datami, program dla każdej roli i protokół walidacji efektów uczenia się
2. 2
   Jeden program dla wszystkich

   Kurs pod tytułem "AI dla firm" kupuje się raz i puszcza przez całą organizację, bo tak jest taniej i prościej w rozliczeniu. Inżynierowie dostają godzinę o tym, czym jest model językowy, a osoba, która na tym systemie akceptuje albo odrzuca wnioski, nie widzi ani jednego przykładu z własnego ekranu. Obowiązek jest odhaczony, praktyka pracy nie zmienia się o nic, a przy pierwszym wątpliwym wyniku okazuje się, że nikt nie wiedział, co z nim zrobić.

   Co z tym robimy

   Mapujemy role na wymagany poziom rozumienia i budujemy osobny program dla każdej grupy, na materiale z waszych systemów, nie z prezentacji. Poziom wyjściowy sprawdzamy krótkim testem przed szkoleniem, a efekt zadaniem praktycznym wykonanym na waszym środowisku. Grupa, która wypadnie poniżej progu, powtarza moduł, a nie cały kurs.

   Co zostaje u was: mapa ról z przypisanym poziomem i program dla każdej roli z datą
3. 3
   Szkolenie omija AI, o której nikt nie wie

   Zakres ustala się wokół narzędzia, które firma wdrożyła świadomie, na przykład asystenta do kodu albo firmowego czatu. Poza zakresem zostają funkcje AI wbudowane w oprogramowanie kupione wcześniej: podsumowania w systemie zgłoszeń, ranking kandydatów w systemie rekrutacyjnym, generator odpowiedzi w obsłudze klienta. To właśnie przy nich najczęściej stoją obowiązki podmiotu stosującego, a ludzie używają ich codziennie, nie nazywając tego AI.

   Co z tym robimy

   Przed ustaleniem programu robimy krótką inwentaryzację rzeczywistego użycia: lista aplikacji z logowania SSO, pytanie do dostawców o funkcje dołożone w aktualizacjach i ankieta w zespołach. To, co znajdziemy, wchodzi do zakresu szkolenia, a to, co wykracza poza szkolenie, zapisujemy jako listę systemów do klasyfikacji i przekazujemy jako osobny wynik.

   Co zostaje u was: lista narzędzi z funkcjami AI w rzeczywistym użyciu, z zaznaczeniem, które wchodzą do programu
4. 4
   Program układany pod termin naboru, nie pod role

   Harmonogram operatora dofinansowania wyznacza datę, więc zakres dopasowuje się do tego, co da się rozliczyć w tym oknie, a nie do tego, kto czego potrzebuje. Dokumenty rozliczeniowe kompletuje się po szkoleniu z pamięci i wtedy wychodzi brak podpisu, protokołu albo zgodności programu z tym, co faktycznie przeprowadzono.

   Co z tym robimy

   Program układamy pod role i dopiero z gotowym programem szukamy okna u operatora, a nie odwrotnie. Dokumentację prowadzimy równolegle z zajęciami: lista obecności, protokół walidacji efektów uczenia się i certyfikaty powstają tego samego dnia co szkolenie. Przed złożeniem rozliczenia sprawdzamy komplet wobec wymagań operatora.

   Co zostaje u was: komplet dokumentów rozliczeniowych zamknięty w dniu zakończenia szkolenia
5. 5
   Certyfikat mylony ze zgodnością

   Po szkoleniu ktoś w dobrej wierze wpisuje w ankiecie klienckiej albo w ofercie przetargowej, że firma jest zgodna z AI Act. Certyfikat ze szkolenia nie mówi nic o klasyfikacji systemów, dokumentacji technicznej ani o nadzorze, więc rozjazd wychodzi przy pierwszym poważnym badaniu due diligence, czyli w najgorszym możliwym momencie: w trakcie transakcji albo postępowania.

   Co z tym robimy

   W materiałach i w rejestrze zapisujemy wprost, co szkolenie pokrywa, a czego nie pokrywa. Do tego wydajemy jednostronicową notę zakresową napisaną językiem ankiety klienckiej, żeby osoba wypełniająca formularz miała gotowe i prawdziwe zdanie zamiast własnej interpretacji. Notę przeglądamy z waszym działem prawnym przed wydaniem.

   Co zostaje u was: nota zakresowa do ankiet klienckich i przetargów, przejrzana przez wasz dział prawny

Co zostaje u was.

• Rejestr przeszkolonych: imię i nazwisko, rola, data, program, wynik walidacji
• Mapa ról z przypisanym wymaganym poziomem rozumienia AI
• Program szkolenia dla każdej roli, z datą i zakresem, gotowy do okazania przy kontroli
• Protokół walidacji efektów uczenia się: test wiedzy i zadanie praktyczne na waszym systemie
• Imienne certyfikaty uczestnictwa
• Lista narzędzi z funkcjami AI w rzeczywistym użyciu, z podziałem na program szkolenia i listę do klasyfikacji
• Nota zakresowa: co szkolenie pokrywa, a czego nie pokrywa, do wykorzystania w ankietach klienckich
• Komplet dokumentów rozliczeniowych, gdy szkolenie idzie ze środków publicznych

Jak pracujemy.

1. 1
   1. Mapa ról i inwentaryzacja rzeczywistego użycia

   Ustalamy, kto ma kontakt z systemami AI i w jakiej roli oraz jakich narzędzi ludzie faktycznie używają, łącznie z funkcjami AI wbudowanymi w oprogramowanie kupione wcześniej.

   Tydzień 1
2. 2
   2. Program dla każdej roli i ścieżka finansowania

   Budujemy osobny program dla każdej grupy, na materiale z waszych systemów. Równolegle ustalamy, czy i z jakiego źródła szkolenie ma być dofinansowane oraz co to znaczy dla terminów i dokumentów.

   Tydzień 1-2
3. 3
   3. Szkolenia

   Prowadzimy zajęcia grupami, każda po swoim programie. Grupy operacyjne i inżynierskie pracują na waszym środowisku, nie na przykładach z prezentacji.

   Tydzień 2-4, zależnie od liczby grup
4. 4
   4. Walidacja efektów i wydanie artefaktów

   Sprawdzamy efekty testem i zadaniem praktycznym, wydajemy rejestr, protokół i certyfikaty, zamykamy dokumentację rozliczeniową.

   Tydzień 4
5. 5
   5. Przegląd

   Wracamy po zmianie systemów albo po roku: aktualizujemy mapę ról, dopisujemy nowe osoby i nowe narzędzia, odświeżamy program tam, gdzie zmienił się zakres.

   Co 12 miesięcy albo po istotnej zmianie

Pozostałe strony z tej serii.

Usługi, które to wdrażają.

Zakres przewodnika.

Jesteśmy zespołem inżynierskim i szkoleniowym, nie kancelarią. Na tej stronie opisujemy, jak wykonać obowiązek i czym go udokumentować, a nie jak brzmi jego wykładnia dla waszej sytuacji. Wykładnię przepisu i ocenę odpowiedzialności podpisuje radca prawny: wasz albo nasz partner prawny. Daty i numery aktów podajemy razem ze źródłami, żeby dało się je sprawdzić bez pytania nas o zdanie.

Skąd pochodzą daty i liczby.

• Ministerstwo Cyfryzacji: AI Act, co się zmieniło 2 sierpnia 2026 roku
• Ustawa z 3 lipca 2026 o systemach sztucznej inteligencji (Dz.U. 2026 poz. 1003)
• Rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act), tekst w EUR-Lex
• Zielona Linia: BUR zamiast RIS od 2026 roku
• Nabór FERS 1.3: Kompetencje z automatyzacji dla transformacji cyfrowej
• Priorytety Ministra do spraw pracy wydatkowania KFS w roku 2026
• PARP: lista certyfikatów i akredytacji uprawniających do wpisu do BUR (stan na 21 stycznia 2026)
• Rozporządzenie (UE) 2026/1744 (omnibus cyfrowy), tekst w EUR-Lex