Automatyzacja procesów

Co może pójść nie tak i co z tym robimy.

1. ✕1. Bot działa, procedury nie ma✓Co zostaje u was: opis procesu i procedura z nazwanym właścicielem i zastępcą oraz rejestr zmian

   Co się dzieje

   Automatyzacja powstaje z głowy jedynej osoby, która zna proces. Jedynym zapisem jest konfiguracja bota. Dopóki ta osoba jest w firmie, a proces się nie zmienia, wszystko działa. Gdy odejdzie albo w systemie źródłowym zmieni się formularz, nikt nie umie powiedzieć, co bot powinien robić. Wiadomo tylko, co robi.

   Co z tym robimy

   Spisujemy opis procesu przed budową i właściciel go podpisuje. Przy przekazaniu dostajecie procedurę: jak automat wykonuje proces i co robi człowiek, gdy automat stanie. Każda zmiana ma wpis w rejestrze zmian z nazwiskiem osoby, która ją zatwierdziła.

2. ✕2. Wyjątki trafiają do tego, kto zauważy✓Co zostaje u was: log wyjątków z właścicielem każdej ścieżki i zmierzony udział wyjątków z okresu uruchomienia

   Co się dzieje

   Główna ścieżka jest zautomatyzowana. Brakujące pole, nieczytelny PDF albo nadawca spoza listy wypada z procesu po cichu albo ląduje w skrzynce, za którą nikt nie odpowiada. Nikt nie mierzy udziału wyjątków, więc automatyzacja wygląda na skończoną, a obok rośnie zaległość.

   Co z tym robimy

   Każda ścieżka wyjątku jest nazwana w projekcie i przypisana do osoby, która dostaje sprawę razem z kontekstem. W uruchomieniu kontrolowanym mierzymy udział wyjątków i ustalamy próg, powyżej którego procedura wraca do przeglądu.

3. ✕3. Krok oparty na modelu traktowany jak reguła✓Co zostaje u was: lista kontrolna przeglądu z wielkością próbki i progiem oraz log przebiegów z wersją modelu

   Co się dzieje

   Krok, który czyta dokument albo maila modelem językowym, zaczyna być traktowany jak krok działający według stałych reguł: bez progu pewności, bez kontroli próbki, bez zapisu, która wersja modelu odpowiedziała. Gdy dostawca podmieni model pod tą samą nazwą, błąd nie pokaże się jako błąd. Pokaże się jako źle zaksięgowana faktura znaleziona miesiąc później.

   Co z tym robimy

   Ustawiamy próg pewności, poniżej którego sprawa idzie do człowieka. Próg sprawdzamy na próbce spraw z waszego procesu, porównując odpowiedzi modelu z decyzjami ludzi. Do cyklu przeglądu wpisujemy kontrolę próbki przez właściciela. Na każdym przebiegu logujemy dokładną wersję modelu zwróconą przez dostawcę, bo sama nazwa modelu podmiany nie pokaże.